Stap 8: boekhouding

Een zzp’er is zelf verantwoordelijk voor zijn boekhouding. De boekhouding moet op orde zijn. Dit is een eis van de Belangdienst. Waar moet een goede administratie aan voldoen? Waar moet een zzp’er rekening mee houden? Deze en andere vragen worden hier beantwoord.

Het opzetten van een boekhouding

Een zzp’er heeft zijn bedrijf ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Hij heeft een btw-nummer  ontvangen. Vervolgens heeft hij een zakelijke bank rekening geopend. De zzp’er kan nu beginnen met het opzetten van zijn administratie. Wie begint met een administratie moet een aantal zaken apart van elkaar bewaren: kassabonnen, offertes, verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften, reiskosten, urenadministratie, rittenadministratie, agenda, personeelsadministratie en belastingaangiftes. De belastingaangiftes moeten gesplitst zijn in omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet.

De aan een administratie gestelde eisen

Zzp’ers moeten natuurlijk weten aan welke eisen hun administratie moet voldoen. Een van de eisen van de Belastingdienst is het jaarlijks kunnen overleggen van een deugdelijke administratie. Een deugdelijke administratie heeft onder andere de volgende onderdelen: bankafschriften, facturen, reiskosten, rittenadministratie, overige kassabonnen en de urenregistratie van de zzp’er.

Bewaar de administratie zowel op papier als digitaal. Voor de meeste onderdelen van de administratie, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, is er een bewaarplicht van zeven jaar.

Erg belangrijk is de urenregistratie. Zzp’ers moeten het aantal uren registreren dat ze daadwerkelijk aan hun bedrijf hebben besteed. Om te kunnen voldoen aan het urencriterium moet een zzp’er minstens 1225 uur per jaar hebben gewerkt. Blijkt uit zijn administratie dat voldaan is aan het urencriterium? Dan komt de zzp’er in aanmerking voor allerlei fiscale voordelen, zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek.

De inrichting van de boekhouding

De boekhouding van een zzp’er is op een bepaalde manier ingericht. Zijn boekhouding bestaat uit de volgende onderdelen:

  • De grootboekadministratie. In de grootboekadministratie zijn de verschillende inkomsten en uitgaven in diverse ‘verzamelmappen’ ondergebracht. Voorbeelden van deze ‘verzamelmappen’: geleverde producten, ontvangen btw, betaalde btw en reiskosten. Natuurlijk moeten de verschillende gegevens snel teruggevonden kunnen worden. Daarom is ieder onderwerp,  zoals bijvoorbeeld het onderwerp telefoonkosten, voorzien van een eigen nummer. Dit nummer wordt een ‘grootboekrekeningnummer’ genoemd.
  • De debiteuren- en crediteurenadministratie. Dit is de map met alle facturen van klanten en leveranciers.
  • Voorraadadministratie. Zzp’ers die werken met de inkoop en de verkoop van goederen moeten een voorraadadministratie bijhouden. De goederen moeten minstens eenmaal per jaar worden geïnventariseerd. De voorraad en de waarde van de voorraad moet vermeld worden in de boekhouding. Zzp’ers die veel inkopen en verkopen beschikken vaak over een boekhoudpakket. De voorraadadministratie wordt dan geautomatiseerd bijgehouden.
  • Verkoopadministratie. Er moet ook een verkoopadministratie worden bijgehouden. Verkoopfacturen en inkoopfacturen moeten op de grootboekrekening worden bijgeboekt. Verkoopfacturen moeten op de juiste grootboekrekening worden gezet. In een boekhoudprogramma gebeurt dit vaak automatisch. Inkoopfacturen worden doorgaans handmatig op de juiste grootboekrekening gezet.
  • Loonadministratie. Een zzp’er met personeel moet ook een loonadministratie bijhouden.

Snel en overzichtelijk boekhouden: tips voor zzp’ers

Een boekhouding moet overzichtelijk zijn. Dankzij een overzichtelijke boekhouding wordt extra werk aan het einde van het kwartaal of aan het einde van het jaar voorkomen. Hoe moet een zzp’er zijn boekhouding snel en overzichtelijk doen. Deze 6 tips helpen hem ongetwijfeld op weg.

  1. Een zzp’er moet werk en privé gescheiden houden. Een zakelijke rekening is een ‘must’. Alle zakelijke transacties verlopen dan via zijn zakelijke rekening. Zo wordt voorkomen dat zijn privéadministratie en zijn zakelijke administratie door elkaar lopen.
  2. Zorg voor een maandelijkse update. Zzp’ers wordt aangeraden om iedere maand even de stand van zaken te checken. Ook wordt aangeraden om bonnen en facturen direct te versturen. Stuur facturen in ieder geval niet te laat. Waarom niet? Omdat de Belastingdienst wil dat facturen uiterlijk de 15de worden verstuurd. Dus de factuur voor een bijvoorbeeld in de maand januari geleverde dienst moet uiterlijk 15 februari worden verstuurd. Een zzp’er die snel factureert heeft het bedrag ook sneller op zijn rekening staan.
  3. Let goed op de factuurdata. Bedenk dat voor de btw-aangifte ne voor de inkomstenbelasting altijd factuurdata gelden. Een op 26 maart ontvangen of verzonden factuur geldt dus voor het eerste kwartaal. Het is daarom belangrijk om facturen direct op de juiste datum op te slaan.
  4. Zzp’ers moeten alles terug kunnen vinden. De administratie van zzp’er kan bestaan uit: kasboek, bankboek, inkoop- en verkoopboek, facturen, offertes, contracten, afsprakenboek en een urenregistratie. Uiteraard moet dit alles snel zijn terug te vinden.
  5. Scan bonnen en facturen online. Aangeraden wordt om bonnen en facturen online te scannen. De bon staat dan direct in de administratie. Bovendien heeft de zzp’er direct een kopie.

De zzp’er en zijn boekhouding: zelf doen

Natuurlijk kan een zzp’er zijn administratie zelf doen. Hij moet dan wel weten welke handelingen hij moet verrichten om een kloppende boekhouding te hebben. Handelingen die moeten worden verricht zijn onder andere het maken van facturen en het duidelijk hebben van de gemaakte onkosten. Voor de btw-aangifte moet er een splitsing in btw worden gemaakt.

Diverse handige online programma’s kunnen de zzp’er helpen bij verzorgen van ziboekhouding. Met zo’n online programma kunnen bijvoorbeeld facturen gemaakt en automatisch worden geboekt. Ook de btw-splitsing wordt bij  invoer van bijvoorbeeld kosten vrijwel automatisch geregeld. Doorgaans kan er met een online pakket ook een winst- en verliesrekening worden gemaakt.

Tegenwoordig kan de zzp’er kiezen uit tientallen verschillende online boekhoudprogramma’s. Sommige programma’s zijn basic. Er zijn ook full-service. De goedkoopste abonnementen kosten circa 10 euro per maand. Voorbeelden van door zzp’ers gebruikte online boekhoudprogramma’s:  Moneybird, MoneyMonk, Fiscus.nl en Thinq.

Het  door een zzp’er zelf doen van de boekhouding heeft de volgende nadelen: zelf doen kost best veel tijd, hij moet kennis hebben van de belastingregels en er is het risico op fouten. Wellicht wordt er niet optimaal geprofiteerd van alle belastingvoordelen.

De zzp’er en zijn boekhouding: uitbesteden

Er zijn bedrijven met bijvoorbeeld een beperkt aantal opdrachtgevers en weinig inkoop. Bestaat de administratie vooral uit facturen? Dan is uitbesteden van de boekhouding wellicht niet nodig. Er zijn echter ook bedrijven met tientallen klanten en veel in- en verkoop. Dan is het inschakelen van een financieel expert, zoals een boekhouder of een accountant. zeker de moeite waard. Zzp’ers met een eenmanszaak hoeven overigens geen boekhouder of accountant meer in te huren om hun jaarrekening op te stellen. Die verplichting is namelijk al jarenlang vervallen. Grote bedrijven hebben nog wel de verplichting om een accountantsverklaring bij hun jaarrekening te voegen.

Zzp’ers die geen kennis hebben van boekhouden, zeker willen zijn van alle fiscale voordelen, of  hun tijd liever ergens anders aan besteden, kunnen een boekhouder hun administratie laten verzorgen. De boekhouder regelt dan hun inkomstenbelasting, verzorgt hun btw-aangifte en stelt een jaarrekening op.

Het inhuren van een dure accountant is niet nodig. Kies een administratiekantoor dat voor de geleverde kwaliteit een redelijk bedrag in rekening brengt. Doorgaans zijn dat de kleinere administratiekantoren. Door het inhuren van een boekhouder kan een zzp’er doorgaans  optimaal profiteren van alle voor hem geldende belastingvoordelen. Het inhuren van een boekhouder verdient zichzelf terug. Bovendien zijn de kosten voor een boekhouder zakelijke kosten. Die kosten zijn dus, net als de btw, aftrekbaar.

Het geheel uitbesteden van de boekhouding heeft ook een nadeel. Zzp’ers die de hele boekhouding uitbesteden weten vaak niet meer zo goed hoe ze er financieel voorstaan. Enige basiskennis van boekhouden is geen overbodige luxe. Iemand met basiskennis van boekhouden begrijpt immers beter wat zijn boekhouder doet.

De zzp’er en zijn boekhouding: gedeeltelijk uitbesteden

Een zzp’er kan natuurlijk ook besluiten om zijn boekhouding gedeeltelijk zelf te doen. De zzp’er doet bijvoorbeeld zelf de boekhouding en de aangifte omzetbelasting. Hij laat de boekhouder de aangifte inkomstenbelasting doen.  Een zzp’er die zelf de aangifte inkomstenbelasting verzorgt moet ieder kwartaal naar zijn financiën kijken. Hij weet dus hoe hij er financieel voorstaat.