Urenregistratie

De Belastingdienst legt een zzp’er niet de verplichting op om een urenregistratie bij te houden. Er zijn echter diverse redenen om als zzp’er toch een urenregistratie bij te houden:

  • Een fiscale reden: zzp’ers die kunnen aantonen dat ze minstens 1225 uur besteed hebben aan hun bedrijf betalen minder belasting.
  • Het kunnen afleggen van verantwoording: met een urenregistratie  kan een zzp’er zijn klanten laten zien waaraan hij zijn tijd heeft besteed.
  • Het verkrijgen van inzicht: door de urenregistratie komt een zzp’er te weten waaraan hij zijn uren besteedt.

Urenregistratie en het in aanmerking komen voor diverse voordeelregelingen

Zzp’ers die hun urenadministratie goed hebben bijgehouden kunnen vaak aantonen dat ze meer dan 1225 per jaar besteden aan hun onderneming. Dankzij een goede urenregistratie komen ze dan in aanmerking voor diverse voordeelregelingen. Zo kunnen ze in aanmerking komen voor bijvoorbeeld de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Zzp’ers met een eenmanszaak die in aanmerking komen voor zelfstandigenaftrek betalen doorgaans beduidend minder inkomstenbelasting. Startende zzp’ers  komen in aanmerking voor de startersaftrek. Die zzp’ers ontvangen een bedrag bovenop de zelfstandigenaftrek. Startende zzp’ers mogen die aftrek drie keer in de eerste vijf jaar van het bestaan van hun onderneming toepassen. Het nauwkeurig bijhouden van een urenregistratie kan dus een behoorlijk financieel voordeel opleveren.

Urenregistratie maakt het mogelijk om verantwoording af te leggen richting klanten

De klanten van een zzp’er kunnen een verantwoording vragen van de uren die ze aan de zzp’er moeten betalen. Een goede urenregistratie als zzp’er is daarom geen overbodige luxe. Het is  voor een zzp’er zelfs een must, zowel voor verantwoording richting zijn klanten als voor verantwoording richting zichzelf. Wellicht komt een zzp’er erachter dat hij vaak te weinig uren rekent voor het werk dat hij doet voor bepaalde klanten. Dan heeft de zzp’er de mogelijkheid om daar iets aan te doen.

Weten waar de tijd aan wordt besteed

Zzp’ers willen doorgaans weten waaraan ze hun tijd besteden. Een goede urenregistratie verschaft, zoals al eerder opgemerkt, inzicht. Zo wordt voorkomen dat een zzp’er het gevoel krijgt dat hij geen flauw idee krijgt waar hij zijn tijd aan heeft besteed. Zzp’ers besteden hun tijd onder andere aan het lezen en beantwoorden van e-mails, het maken van afspraken, het opstellen van offertes, het bijhouden en de administratie en het werken voor klanten. Wellicht komt een zzp’er dankzij zijn urenregistratie tot de conclusie dat hij bepaalde zaken beter kan uitbesteden. Door het uitbesteden van bepaalde zaken heeft een zzp’er meer tijd voor andere zaken.

Dankzij een goede urenregistratie komen zzp’ers bijvoorbeeld te weten:

  • De hoeveelheid tijd die er besteed is aan een bepaald project
  • Zijn er, gelet op het gefactureerde bedrag, te veel of te weinig uren gemaakt?
  • Hoeveel uren hij in een bepaalde periode gewerkt heeft
  • Het aantal in die periode gewerkte uren dat gedeclareerd kon worden
  • Hoeveel tijd er besteed wordt aan bepaalde taken
  • Gedurende het jaar komt een zzp’er te weten of hij kan voldoen aan het urencriterium van 1225 uur.

Het bijhouden van een urenregistratie

Een zzp’er kan zijn urenregistratie op 2 manieren bijhouden:

  • De gewerkte uren kunnen bijgehouden worden in Excel of in zijn agenda.
  • De gewerkte uren kunnen worden bijgehouden in een handige urenregistratie app.

Zowel een urenregistratie in de agenda als in Excel heeft  als nadeel dat er snel een fout wordt gemaakt. Eigenlijk is een dergelijke urenregistratie niet meer van deze tijd. Het via de desktop of  via een mobiele app online bijhouden van de urenregistratie is een uitstekend alternatief. Het is voor een zzp’er dan heel gemakkelijk om de door hem gewerkte uren bij te houden. Kiezen voor het online bijhouden van de gewerkte uren kan voor een gering bedrag of soms zelfs gratis. Enkele voorbeelden van deze online programma’s:

  • Met e-boekhouden kunnen zzp’ers eenvoudig uren registreren, boekhouden en factureren. De eerste 15 maanden is dit programma helemaal gratis.
  • Met de overzichtelijke tool van Monday.com kan een zzp’er projecten en urenregistratie in een oogopslag beheren. Dit in het Nederlands verkrijgbare programma kan gratis worden uitgeprobeerd.
  • Dankzij Gripp is er een overzichtelijke dag- en weekweergave van de gewerkte uren. Zzp’ers kunnen die weergave gebruiken voor het schrijven van hun uren.