Urenregistratie
-
Auteur:
Laurien Peper - Laatst bijgewerkt: 30 januari 2024
- Leestijd: 9 minuten
De Belastingdienst verplicht ondernemers niet om een urenregistratie bij te houden. Maar uren registreren is zeker de overweging waard. Urenregistratie bijhouden heeft namelijk verschillende voordelen. Voor zzp’ers is het wel essentieel uren te registreren voor de goedkeuring van het urencriterium.
- Belastingdienst erkend
- Onbeperkt factureren
- Inzicht urencriterium
- Snel uur naar factuur
- Tijdbesparing
- Incl. boekhouden en CRM
Wat is urenregistratie?
Urenregistratie is het registeren van gemaakte uren, ook wel urenadministratie. Het registreren van uren geeft inzicht in de tijdsbesteding van een ondernemer. Uren kunnen overzichtelijk bijgehouden worden in een urenstaat of urenregistratieformulier. Maar tegenwoordig is hiervoor ook handige urenregistratie software beschikbaar.
Waarom uren registreren?
Er zijn verschillende redenen waarom het handig is om als ondernemer uren te registreren. Dit zijn de belangrijkste voordelen:
- Zzp’ers die kunnen aantonen dat ze minstens 1.225 uur besteed hebben aan hun bedrijf betalen minder belasting. De belastingdienst kan ter controle naar de urenregistratie van de zzp’er vragen.
- Verantwoording kunnen afleggen van de gewerkte tijd: met een urenregistratie kan een ondernemer zijn klanten laten zien waaraan de gefactureerde tijd is besteed. Wanneer een klant om verantwoording van de uren vraagt, kan een ondernemer het aantal uren aantonen.
- Het verkrijgen van inzicht: door de urenregistratie komt een ondernemer te weten waaraan hij zijn uren besteedt, dit geeft een actueel inzicht in de productiviteit van de onderneming en kan zorgen voor efficiënt en productief werken.
In aanmerking komen voor diverse voordeelregelingen
Zzp’ers die hun urenadministratie goed bijhouden kunnen aantonen dat zij meer dan 1.225 uur per jaar besteden aan de onderneming. Dankzij een goede urenregistratie rapportage komt een zzp’er in aanmerking voor diverse voordeelregelingen. Denk bijvoorbeeld de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Zzp’ers met een eenmanszaak die in aanmerking komen voor zelfstandigenaftrek betalen doorgaans beduidend minder inkomstenbelasting. Startende zzp’ers komen in aanmerking voor de startersaftrek. Die zzp’ers ontvangen een bedrag bovenop de zelfstandigenaftrek. Startende zzp’ers mogen die aftrek drie keer in de eerste vijf jaar van het bestaan van hun onderneming toepassen. Het nauwkeurig bijhouden van een urenregistratie kan dus een behoorlijk financieel voordeel opleveren.
Mogelijkheid om verantwoording af te leggen richting klanten
Klanten kunnen een verantwoording vragen van de gefactureerde uren die zij moeten betalen. Voor een ondernemer is een goede urenregistratie essentieel, in het speciaal bij dienstverlening. Een urenregistratie kan helpen bij verantwoording van de te factureren uren bij klanten. Daarnaast brengt het inzichtelijk hoeveel tijd aan een klant besteed kan worden. Doordat urenregistratie inzicht geeft, kan een ondernemer ook makkelijk uren bepalen voor de volgende klus. Door de tijdregistratie kan een ondernemer makkelijker een planning maken. Want door de urenregistratie is inzichtelijk hoeveel uur een bepaalde klus ongeveer duurt. Daarnaast kan hierdoor bepaalt worden of er efficiënt genoeg wordt gewerkt. Wellicht komt een ondernemer erachter dat hij vaak te weinig uren rekent voor het werk dat hij doet een klant. Doordat de ondernemer de gemaakte uren inzichtelijk heeft, kan de ondernemer een urenverantwoording geven bij de klant voor de verhoging van de prijs.
Waar worden gewerkte uren aan besteed?
Ondernemers willen doorgaans weten waaraan zij hun tijd besteden. Een goede urenregistratie geeft inzicht en rapportages. Dit voorkomt ook dat een ondernemer het gevoel heeft dat hij zijn tijd niet nuttig heeft besteed. Ondernemers besteden hun tijd onder andere aan het lezen en beantwoorden van e-mails, het maken van afspraken, het opstellen van offertes, het bijhouden van de administratie en het daadwerkelijk bezig zijn voor klanten. Mogelijk komt een ondernemer dankzij zijn urenregistratie tot de conclusie dat hij bepaalde zaken beter kan uitbesteden. Door het uitbesteden van bepaalde zaken heeft een zzp’er meer tijd voor andere zaken. Zoals daadwerkelijk bezig zijn voor klanten, waardoor hij betaalde uren schrijven kan.
Dankzij een goede urenregistratie komen ondernemers bijvoorbeeld te weten:
- Hoeveel tijd er wordt besteed is aan een opdrachten
- Of uren overeenkomen met het bedrag op de factuur. Zijn er te veel of te weinig uren gemaakt ten opzichte van het bedrag?
- Hoeveel uren er in een bepaalde periode is gewerkt
- Het percentage uren direct gewerkt voor de klant, ten opzichte van indirecte uren.
- Tijd die besteed wordt aan bepaalde taken
- Gedurende het jaar komt een zzp’er te weten of het urencriterium van 1.225 uur wordt voldaan.
Uren bijhouden
Een zzp’er kan zijn urenregistratie op 2 manieren bijhouden:
- De gewerkte uren kunnen bijgehouden worden in Excel of in een agenda.
- De gewerkte uren kunnen worden bijgehouden in een handige urenregistratie software.
Zowel een urenregistratie in de agenda als in Excel heeft als nadeel dat er snel een fout wordt gemaakt, ook al zijn dit online programma’s. Eigenlijk is een dergelijke urenregistratie niet meer van deze tijd, en is het gemakkelijker urenregistratie software te gebruiken.
Urenregistratie software
Via een computer of een mobiele app kan een ondernemer gemaakte uren gemakkelijk bijhouden. Met deze programma’s is het voor een ondernemer gemakkelijk om de juiste urenregistratie bij te houden. Het online bijhouden van de gewerkte uren kan voor een gering bedrag of soms zelfs gratis. Maar wat is de beste software?
Urenregistratie software vergelijken
Veel ondernemers vinden uren bijhouden is geen leuke klus. Het vergt tijd, maar urenregistratie software maakt het mogelijk eenvoudig uren te registreren. Bepaal van te voren waar behoeftes, zodat urenregistratie gemakkelijk gedaan kan worden. Beschikt een online urenregistratie programma bijvoorbeeld over een mobiele app? Bij verschillende programma’s is het mogelijk een gratis account aan te maken. Om het programma uit te proberen is er vaak een 14 dagen gratis proefpakket. Op deze manier kan gratis kennis gemaakt worden met de urenregistratie software. Hiermee kan ook bepaald worden of het geschikt is voor de urenregistratie van de onderneming.
In het overzicht hieronder wordende functies van 4 urenregistratie programma’s met elkaar vergeleken:
| E-boekhouden | Exact | Gripp | Monday.com | |
|---|---|---|---|---|
| Mobiele app beschikbaar | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Facturen opstellen | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Invoer uren met timer | ✔ | ✔ | ✔ | × |
| Rittenregistratie mogelijk | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Projecten aanmaken | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Personeel en urenregistratie
Ook voor werknemers is het bijhouden van urenregistratie handig. Dit maakt het mogelijk voor een werknemer een timer aan te zetten, zodra hij met een taak begint voor een klant. Dit is een handige timer, zodat project hours inzichtelijk worden. Hiermee kan een rapportage worden gemaakt voor de onderneming en de klant. Registreer gemakkelijk de uren van personeel door koppelingen te maken met met het boekhoud programma. Door deze functionaliteiten is facturatie aan klanten gemakkelijk en kan het uurtarieven worden geoptimaliseerd. Een urenregistratiesysteem is daardoor een uitkomst en voor vele ondernemers en een van de favoriete tools.
Ritten registreren
Ook ritten registreren is belangrijk. Rittenregistratie is het bijhouden van de kilometers die worden gereden in een zakelijke auto. Hiermee kan makkelijk worden aangetoond bij de belastingdienst dat er niet te veel privé kilometers worden gereden in een zakelijke auto. Ritten registreren vraagt namelijk om aardig wat informatie bij elke rit;
- Type rit (privé of zakelijk)
- Datum van de rit
- Stand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres
Rittenregistratie systemen kunnen dit automatiseren door bijvoorbeeld een GPS tracking. Hierdoor is registratie van ritten gemakkelijker.
Urgenregistratie voor facturatie
Gemakkelijk boekhouding doen als ondernemer? Maak gebruik van een urenregistratie app, met deze mobiele app kan de administratie van uren gemakkelijk worden gedaan. Door de tijdregistratie is het makkelijk om op facturen voor klanten de tijdregistratie aan te tonen. Door uren te verantwoorden, kan een factuur overzichtelijk worden gemaakt voor een klant. Op deze manier weet de klant wat zijn uitgaven zijn. Er kan worden gekozen voor een boekhoud programma, waar al urenregistratie software bij in zit. Registreer uren en factureer hiermee direct aan de klant, facturatie en administratie in een programma. Ook kan een ondernemer kiezen voor losse urenregistratie software met koppelingen naar boekhoudprogramma’s.
Doordat een ondernemer door zijn urenregistratie inzichtelijk heeft hoeveel uren hij aan bepaalde taken besteed, kan gemakkelijk een planning worden gemaakt. Een ondernemer weet door eerdere urenregistratie hoeveel tijd een taak kost. Dit geldt ook voor medewerkers, wanneer zij een timer gebruiken. Hierdoor kan vooraf een schatting van de benodigde uren worden gemaakt. Dit maakt het mogelijk een planning voor de klant te maken. Vervolgens kan de klant de ingeplande uren goedkeuren. Hierdoor worden misverstanden voorkomen. Uren registreren kent dus vele voordelen.
Productiviteit van de onderneming bepalen
Urenregistratie software maakt het mogelijk de productiviteit van een onderneming en per medewerker of als ondernemer inzichtelijk maken. Door alle uren te registreren kan precies worden nagegaan hoeveel tijd een taak kost. Project hours worden inzichtelijk door een timer aan te zetten, wanneer de ondernemer of een medewerker aan de slag gaat met een taak voor dat project. Door het urenregistratiesysteem kan de tijd worden uitgezet tegen de afgesproken prijs. Dit geeft tevens inzicht in taken die een ondernemer beter kan uitbesteden en taken waar te veel tijd aan wordt verdaan en weinig oplevert. Door continu rapportages te maken en na te monitoren, kan worden gestuurd op een hoge productiviteit. Door de kennis van de urenverantwoording kan vooraf een strakke, maar haalbare planning worden gemaakt. Hierdoor kan een ondernemer sturen op een hogere winst. Daarnaast kan vooraf aan de klant een planning worden getoond. Een klant kan dan bijvoorbeeld bij een offerte een planning in inzien en goedkeuren.
Veelgestelde vragen
Er is geen juiste urenregistratie software. Elke ondernemer heeft namelijk andere wensen. Sommige ondernemers werken liever met een losse urenregistratie software. Ander gebruiken liever een boekhoud programma waar al urenregistratie software bij in zit. Wellicht ook waardevol om naar te kijken, is of de urenregistratie software een handige app heeft die te downloaden is op een mobiel. Een mobiele app is bijvoorbeeld handig wanneer ondernemers of werknemers bijvoorbeeld op locatie werken, zodat het zij eenvoudig uren kunnen registreren en er niet per se een laptop nodig hebben.
Nieuwe urenregistratie software maakt het mogelijk om bijvoorbeeld snel via een urenregistratie app uren te schrijven. Dit aantal uren kan de ondernemer meteen facturen aan de klant. Op deze facturatie zijn dan meteen de gemaakte uren te zien. Dit maakt factureren gemakkelijk voor de ondernemer en de klant ontvangt snel zijn facturatie.
Een zzp’er kan in aanmerking komen voor verschillende fiscale voordelen. Hiervoor dient de zzp’er 1225 uur per kalenderjaar aan het werk te zijn voor zijn onderneming. De belastingdienst kan een zzp’er vragen zijn urenregistratie te tonen. Hiermee kunnen zij controleren of de zzp’er in aanmerking komt voor deze fiscale voordelen en daadwerkelijk heeft voldaan aan het urencriterium. Als zzp’er is het dus essentieel om uren te registreren.
Dit betekent dus dat het niet voor iedere ondernemer noodzaak is om uren te registreren. Maar zoals al eerder benoemd, urenregistratie geeft veel inzicht voor een onderneming. Zoals, bepalen van efficiëntie en productiviteit. Daarnaast kunnen gemaakte uren voor een klant gemakkelijk worden aangetoond. Klanten vinden het namelijk prettig wanneer de gemaakte uren worden getoond op de factuur.