Representatiekosten

Elke ondernemer moet kosten maken om zijn bedrijf beter te laten draaien, zogenaamde representatiekosten. Denk aan lunches en diners voor zakelijke relaties, het organiseren van feestjes, bezoeken van en deelnemen aan congressen, relatiegeschenken, etc. Het kenmerk van representatiekosten is dat er kosten worden gemaakt, zonder dat daar een prestatie tegenover staat. Representatiekosten zijn voor een deel aftrekbaar van de winst, maar een deel moet de bedrijfseigenaar voor eigen rekening nemen. Omdat ook de belastingdienst niet helder is over welke kosten onder representatiekosten vallen, kan het lonen om met belastingambtenaren in discussie te gaan om een kostenpost onder representatie te laten vallen.

Aftrek van representatiekosten

Als een klein bedrijf geld uitgeeft aan zakelijke lunches en diners is 80% daarvan aftrekbaar van de winst. Tot 2017 was dat nog 73,5%, dus het is iets minder onaantrekkelijk geworden om representatiekosten te maken. Voor grotere bedrijven, die vaak te maken hebben met veel hogere representatiekosten, is er een andere regeling. Voor hen geldt een drempel. Alles beneden de drempel moet het bedrijf zelf betalen en alles boven de drempel is volledig aftrekbaar van de winst. De drempel ligt bij ongeveer € 4.700. Voor bedrijven die jaarlijks meer dan € 23.000 aan representatiekosten uitgeven is het voordeliger om de drempel te gebruiken.

Representatiekosten versus reclame

In tegenstelling tot bij representatiekosten zijn kosten voor reclame wel volledig aftrekbaar van de winst. Het is dus belangrijk om het verschil tussen reclame en representatiekosten te kennen. Voor de belastingdienst is het argument om een kostenpost als reclame te accepteren, dat er sprake is van kosten waarvoor een tegenprestatie wordt geleverd. In dat geval is er sprake van reclame. Als een bedrijf een advertentie plaatst in een blad is dat een duidelijk voorbeeld van reclame. De kosten daarvan zijn dus aftrekbaar van de winst.

Representatiekosten minimaliseren

Voor grote bedrijven, die jaarlijks minimaal € 23.000 uitgeven aan representatiekosten, is het niet interessant om de representatiekosten omlaag te brengen. Ze weten dat hun eigen bijdrage aan deze kosten ongeveer € 4.700 is, ongeacht welke rekenmethode wordt gebruikt. Alles boven die € 4.700  is volledig aftrekbaar. Voor een klein bedrijf kan het omlaag brengen van de representatiekosten wel interessant zijn. Een bekende methode is om de representatiekosten onder te brengen bij de post ‘reclame’, want die kosten zijn immers wel volledig aftrekbaar. In de praktijk is het helemaal niet zo moeilijk om het label ‘reclame’ aan een kostenpost te hangen.

Altijd vragen om een tegenprestatie

Er bestaan talloze methoden om representatiekosten om te zetten naar investeringen in reclame. We geven enkele voorbeelden. Wanneer een klein bedrijf een financiële bijdrage geeft aan een evenement, vereniging of sportclub, zijn dat kosten die normaalgesproken vallen onder representatiekosten. Maar als daarvoor een kleine tegenprestatie wordt gevraagd accepteert de belastingdienst dat het om reclame gaat. Als tegenprestatie geldt bijvoorbeeld een advertentie in een clubblad, een vermelding in een lokaal krantje dat het bedrijf sponsor is van het evenement of het bedrijfslogo op de shirts van de deelnemers van het evenement. Door zo’n eenvoudige tegenprestatie zijn de kosten volledig aftrekbaar en is het voor een bedrijf des te aantrekkelijker om een vereniging of evenement te steunen.

Een andere manier om een tegenprestatie te vragen is de vermelding van het bedrijfslogo op een spandoek of een reclamebord. Zelfs de vermelding op een website is al voldoende om de kosten onder de post reclame te laten vallen. Het is belangrijk om in dit soort situaties altijd te werken met een factuur om de kosten te verantwoorden in de administratie. Daar moeten de kosten en de tegenprestatie in worden vermeld. Zonder factuur zal de belastingdienst niet akkoord gaan met volledige aftrek van kosten.

Zakenlunch als reclame

In principe zijn de mogelijkheden om representatiekosten om te zetten naar reclame onbeperkt. Er wordt alleen enige creativiteit gevraagd. Als een bedrijf met zijn zakenrelaties altijd in hetzelfde restaurant gaat dineren, kan aan het restaurant worden gevraagd om het bedrijfslogo in een brochure of op hun website te gebruiken. Daar kan een tekst bij staan dat het bedrijf één van de trotse vaste gasten is van het restaurant. Zodra een dergelijke afspraak wordt gemaakt met het restaurant en als de uitgaven met facturen kunnen worden verantwoord is er sprake van reclame. Uiteraard moet dat wel goed kunnen worden uitlegd aan de belastingdienst.

Representatiekosten samengevat

In dit artikel is de aftrekbaarheid van representatiekosten besproken. Deze zijn tot een drempel niet aftrekbaar en daarna volledig. Kleine ondernemers kunnen 80% van de representatiekosten aftrekken van de winst. Voor hen is het echter interessant om te proberen representatiekosten om te zetten naar kosten voor reclame, want die zijn volledig aftrekbaar van de winst. Er zijn enkele voorbeelden gegeven van methoden om dat te realiseren.